Tutte le aziende, qualunque sia la loro attività, necessitano di strumenti per formare il personale. Lo strumento di programmazione utilizzato è detto piano formativo aziendale e riguarda tutte le attività e i processi di formazione utili a valorizzare le risorse umane.

Cosa si intende per processo di formazione?

Lo scopo principale delle aziende, qualunque siano le dimensioni, è quello di creare profitto attraverso attività specifiche che rappresentano la mission aziendale e il rispetto di valori organizzativi condivisi. Il motore che permette di perseguire gli obiettivi è costituito da conoscenze e abilità dei dipendenti, dal funzionamento della loro organizzazione e dalle reali capacità individuali e di gruppo.

Le organizzazioni crescono quando i singoli e i gruppi acquisiscono nuove competenze e le concretizzano in azioni tangibili, tutto ciò deriva dalla formazione intesa come processo di apprendimento. In questa logica, lo scopo del piano formativo aziendale è rispondere alle necessità di apprendimento delle aziende e dei lavoratori. Queste necessità possono derivare da numerosi elementi, ecco alcuni esempi:

• caratteristiche del mercato
• adeguamento a strumenti innovativi
• competenze trasversali
• gap tra le competenze di ruolo richieste e quelle realmente messe in atto dalle persone
• necessità di motivare i singoli

Anche l’interscambio di esperienze tra operatori che operano nello stesso ambito territoriale può avere risvolti positivi, per esempio con la partecipazione a corsi in modalità interaziendale.

Il piano formativo aziendale come strumento di valorizzazione delle risorse umane

I lavoratori devono poter svolgere le proprie attività nel miglior modo possibile, ecco perché diventa determinante la predisposizione di un piano formativo. Ogni ruolo aziendale prevede conoscenze specifiche, capacità tecniche, competenze trasversali e condivisione di valori che si rivelano nei comportamenti all’interno dell’ambiente di lavoro.

Generalmente il piano formativo viene fatto dalla direzione del personale in stretta collaborazione con i responsabili di funzione, ma possono essere coinvolti anche consulenti esterni o società specializzate.

Un piano formativo di successo deve essere condiviso con il resto dell’azienda, avendo cura di trasmettere i punti salienti e l’impatto che il piano dovrebbe avere sui singoli e sull’intera organizzazione.

Come si fa un piano formativo aziendale?

Per redigere correttamente un piano formativo aziendale, occorre prima di tutto effettuare un’attenta analisi degli obiettivi di business e dei ruoli aziendali. Procedendo in questa maniera, successivamente, è possibile determinare i gap formativi specifici.

Predisporre un report che raccolga dati quantitativi e qualitativi è fondamentale: questa è la fase di raccolta dei fabbisogni, a cui segue quella di redazione del piano formativo vero e proprio. In pratica i fabbisogni vengono trasformati in obiettivi di apprendimento, successivamente si procedere erogando e valutando il processo di formazione.

Quali sono le fasi della gestione della formazione in azienda?

In virtù di quanto detto il processo di formazione è quindi costituito da più fasi. Entrando nel dettaglio, ne individuiamo quattro fondamentali:

• analisi del fabbisogno
• progettazione
• erogazione
• valutazione

Analisi del fabbisogno

È necessario prima di tutto comprendere le necessità dell’organizzazione e dei lavoratori, è un passaggio fondamentale affinché il processo formativo possa essere funzionale a quella specifica azienda. Il fine ultimo di questa fase è quello di definire gli obiettivi generali dell’intervento.

Si possono utilizzare diversi strumenti, uno dei più semplici ed efficaci è il classico questionario – nominativo o anonimo – che consente di raccogliere un numero elevato di informazioni in breve tempo. Il formato può essere sia cartaceo che digitale, con domande aperte o chiuse.

Le interviste individuali sono una metodologia di lavoro molto vantaggiosa perché generano partecipazione e coinvolgimento. Devono essere condotte da personale preparato perché richiedono tempo per la raccolta e l’elaborazione dei dati.

In alternativa si può utilizzare l’osservazione delle risorse, informale o guidata, durante lo svolgimento delle attività lavorative. Sono molto efficaci anche i cosiddetti focus group: un gruppo di persone viene sottoposto a determinate situazioni, con lo scopo di analizzare capacità e competenze relative a specifiche mansioni o aree trasversali.

Progettazione

La fase successiva consiste nella progettazione del piano formativo aziendale: si costruiscono percorsi di apprendimento in relazione alle esigenze analizzate, ai destinatari e alla realtà aziendale. Si passa dagli obiettivi generali dell’analisi del fabbisogno a obiettivi specifici didattici che vanno a colmare i gap rilevati.

A seconda del livello di dettaglio dell’analisi, la progettazione consta di due momenti principali: uno macro e uno micro. Durante il primo si delinea la struttura dell’intervento (durata, numerosità dei gruppi, aree tematiche, unità didattiche, metodi formativi eccetera); nel secondo si delineano le singole unità didattiche e vengono definiti nel dettaglio i “microcontenuti” dell’argomento principale da trattare.

Un piano di formazione ben strutturato deve definire dettagliatamente alcune caratteristiche imprescindibili:

• obiettivi di apprendimento specifici riconducibili a obiettivi strategici
• percorsi formativi
• destinatari
• metodologia
• durata e articolazione temporale
• metodi di valutazione dei risultati
• costi

Erogazione

La fase di erogazione consiste nella realizzazione dei singoli interventi formativi, secondo quanto previsto dal piano formativo.

Valutazione dei risultati

L’ultima fase è di fondamentale importanza per avere un riscontro dell’impatto che il piano formativo ha avuto sugli obiettivi iniziali.

Questa analisi si svolge su due livelli:

• Valutazione dell’apprendimento, per verificare il livello di conoscenze e competenze acquisite. Gli strumenti utilizzati sono test o colloqui con il formatore, da svolgersi al termine del corso e/o poco dopo.
• Valutazione dei risultati della formazione sull’organizzazione aziendale. Nel periodo successivo al corso possono essere condotte interviste a campione o osservazioni sulle modalità di lavoro, è un’analisi che talvolta è svolta dal management aziendale.

Conclusione dei processi di formazione

Al termine di ciascun percorso è utile somministrare ai partecipanti un questionario per stabilire il gradimento dell’attività svolta. È importante raccogliere informazioni sull’efficacia della metodologia didattica, degli strumenti e dei materiali per avere un piano formativo aziendale sempre più specifico ed efficace.

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