Smart Working: cos’è e come implementare il lavoro agile

Lo smart working (lavoro agile) nasce dall’idea che grazie all’evoluzione tecnologica si potesse lavorare anche senza una presenza fisica sul posto di lavoro.

Obiettivo dello smart working? Grazie al lavoro agile si voleva raggiungere l’equilibrio tra la sfera personale e professionale mantenendo inalterati i livelli di performance e produttività.

Pandemia e lavoro agile?

Nel 2020 il mondo si è fermato e ha dovuto ripensare a come poter gestire organizzazioni e persone non più negli spazi aziendali.

Per alcune imprese l’approccio allo smart working era già una realtà più o meno consolidata ma nella stragrande maggioranza tutto questo non era mai stato lontanamente immaginato e/o preventivato.

Le persone hanno dovuto notte tempo adattarsi e provare a trasformare le proprie abitazioni in uffici. E’ a questo punto che la parola smart working ha cominciato a circolare con significati ed applicazioni diverse e spesso errate.

Cos’è veramente lo smart working

La traduzione letterale di smart working è lavoro intelligente; in realtà il concetto alla base dell’idea di smart working è legato alla flessibilità del lavoro in termini di luogo ed orari, quindi il suo significato è Lavoro Agile.

Quello a cui il Covid ci ha costretti non è propriamente definibile come smart working perché la libertà di poter svolgere il proprio lavoro in qualunque luogo è stato impedito dall’impossibilità di muoversi.

Detto ciò, la rivoluzione che ci si aspetta dall’applicazione del lavoro agile deve presupporre un cambiamento di paradigma che prevede il lavoro non più legato allo spazio fisico e alla rigidità degli orari ma che si incentra sugli obiettivi da raggiungere.

I responsabili delle Risorse Umane, che durante la pandemia hanno dovuto “arrangiarsi”, sono ora chiamati a ripensare il funzionamento delle proprie strutture dal punto dell’organizzazione, degli spazi, del tempo e della tecnologia per proteggere e responsabilizzare le persone, soddisfare le esigenze principali dei clienti e garantire la continuità aziendale.

Compreso cosa vuol dire Lavoro Agile e quale è il suo obiettivo ora cerchiamo di comprendere come funziona, come applicarlo e con quali logiche.

Le basi dello smart working: come funziona il lavoro agile

Per una corretta implementazione del lavoro agile è necessario capire quali sono i presupposti su cui si basa un progetto di smart working per avere successo. I tre cardini sono:

  1. Tecnologia per lo smart working

Prima ancora di parlare di tecnologia è necessario chiarire che i sistemi informatici, anche senza smart working, devono essere disegnati sulla base dell’organizzazione aziendale. Fatta questa fondamentale premessa la tecnologia deve consentire alle Persone di poter operare efficacemente in azienda e fuori dall’azienda e attraverso differenti dispositivi, fissi e mobili.

E’ necessario pensare all’introduzione di strumenti che consentano la comunicazione tra dipendenti e tra questi e gli altri stakeholder (clienti, fornitori, partner, ecc): quindi sistemi di video conferenza e messaggistica istantanea.

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Infine, la sicurezza dei sistemi informativi (cyber security). Un progetto di smart working non può prescindere da questa valutazione. La possibilità di accedere con un canale “sicuro” ai dati aziendali attraverso VPN (Virtual Private Network) o sistemi Cloud che sono tecnologie consolidate, e semplici.

  1. Persone e competenze smart working

Se la tecnologia è un prerequisito per il funzionamento del lavoro agile, le competenze digitali e trasversali delle Persone sono condizione utile e necessaria perché lo smart working diventi efficiente ed efficace.

Competenze digitali

le problematiche che si devono affrontare possono riguardare i processi, i prodotti, i canali di approvvigionamento e/o di vendita, se parliamo di strumenti la capacità di utilizzare gli strumenti tecnologici in modalità “smart”.

Competenze trasversali

non esiste smart working se non esistono le smart working skills. Se abbiamo detto che la tecnologia è indispensabile, il vero segreto del successo delle organizzazioni smart working sta nel cambio di mentalità delle persone che la costituiscono; queste devono essere responsabilizzate per essere capaci di operare in autonomia e per obiettivi.

  1. Cos’è uno smart office

Ultimo tassello per un progetto di lavoro agile è la ridefinizione degli spazi degli uffici perché, smart working non vuol dire solo remote working.

I vecchi dogmi della postazione fissa o dell’ufficio singolo vengono superati e sostituiti da spazi dedicati: conference room, aree che consentano la concentrazione piuttosto che spazi per il relax.

Non necessariamente uno smart office comporta una riduzione degli spazi ma una riallocazione degli stessi. Naturalmente, ancora una volta, la tecnologia viene in soccorso straformando i vecchi uffici in smart office per un utilizzo efficiente e funzionale con l’impiego di sistemi di prenotazione sale, automazione, stampanti accessibili a tutti, ecc.

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Anche tutti questi interventi consentono un miglioramento nel processo di cambiamento delle Persone verso il vero smart working. I benefici che derivano dall’introduzione di smart office impattano sulle Persone che si trovano a svolgere il proprio lavoro in ambienti più accoglienti e funzionali e per le aziende che grazie alla riorganizzazione degli spazi possono ottenere sensibili risparmi nei costi di gestione.

Smart working e normativa di riferimento

La Comunità Europea nel 2016, comprendendo l’utilità di questa pratica, aveva emanato una risoluzione per sostenere l’applicabilità del lavoro agile.

l’Italia con una legge del 2017 definisce il lavoro agile come: “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.”   

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori “agili” è garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie compresa, naturalmente, la tutela in caso di infortuni e malattie professionali.

Il futuro dello smart working

La rotta per questo modello organizzativo è tracciata ed è sotto gli occhi di tutti.

L’osservatorio sul lavoro agile del Politecnico di Milano evidenzia che nella così detta Fase2 (periodo post lookdown – settembre 2020) aziende e pubblica amministrazione hanno cominciato a riaprire gli uffici riorganizzando gli spazi per il distanziamento e ridefinendo gli orari di lavoro in presenza.

L’indagine condotta mostra che una grande impresa su due interverrà sugli spazi (riorganizzandoli, ampliandoli, riducendoli) e solo l’11% tornerà alla situazione precedente l’emergenza Covid.

Sempre tra le grandi imprese il 36% prevede di digitalizzare i processi ed il 70% di quelle che hanno un progetto di lavoro agile prevedono di aumenterà il remote working portandolo da 1 giorno pre pandemia a 2,7 giornate.

La tua azienda prevede di sviluppare un piano per il lavoro agile?

Il successo di un piano di smart working non si limita all’introduzione in azienda di ore di lavoro da remoto, ma dall’implementazione di sistemi, organizzazione e cultura; il nuovo paradigma deve essere l’obiettivo

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