Molte PMI arrivano a un bivio: continuare a gestire le persone in modo informale, distribuendo responsabilità tra amministrazione, imprenditore e manager, oppure strutturare una funzione HR capace di sostenere la crescita.

Costruire una funzione HR interna non significa necessariamente assumere subito una nuova risorsa: vuol dire organizzare processi, competenze e strumenti in modo che la gestione delle persone diventi una leva strategica. Questo percorso può essere avviato affidandosi a professionisti esterni – come consulenti, interim o temporary HR manager – che portano metodo ed esperienza già consolidati senza pesare sui costi fissi.

Per molte aziende si tratta della soluzione ideale per avviare i processi fondamentali (recruiting, formazione, performance, compliance) e valutare solo in seguito se trasformare la funzione in un ufficio interno con personale dedicato.

Cosa significa davvero “HR interno”?

Per funzione HR interna si intende la capacità di integrare in azienda competenze, processi e strumenti per lo sviluppo organizzativo.

Queste possono assumere forme diverse:

• Consulente HR: professionista che supporta l’azienda su progetti specifici (es. selezione, performance, formazione) o in un percorso di crescita strutturato.
• Temporary HR Manager: entra in azienda per un periodo definito (es. 6-12 mesi) e gestisce operativamente la funzione HR come se fosse interno.
• Interim HR Manager: simile al temporary, ma con un focus particolare su contesti di cambiamento, riorganizzazione o crisi aziendale.
• Contract HR: formula più anglosassone, indica un HR manager esterno ingaggiato con contratto a progetto o a tempo determinato.
• HR Manager esterno: termine generico che racchiude tutte queste possibilità.

In tutti i casi, l’obiettivo è lo stesso: costruire una funzione HR interna senza dover assumere subito, garantendo flessibilità, competenze di alto livello e un approccio sostenibile per la tua azienda.

A questo punto è chiaro che “funzione HR interna” non significa solo assumere una nuova figura in organico, ma dotarsi di processi, strumenti e competenze che possono essere portati anche da un consulente HR, un temporary o un interim manager.
La vera domanda quindi non è “devo assumere un HR?”, ma “la mia azienda è pronta a strutturare l’HR, e con quale formula conviene iniziare?”.

In questa guida scoprirai:

• i segnali che indicano quando è il momento di strutturare una funzione HR interna;
• perché affidarsi a professionisti esterni può essere la scelta più rapida ed efficace per iniziare;
• come progettare la funzione HR in coerenza con la strategia aziendale;
• quali competenze servono al primo HR Manager (interno o esterno) che guiderà il cambiamento;
• le fasi operative per costruire un ufficio HR efficace;
• gli strumenti fondamentali per rendere sostenibile la funzione;
• le best practice per una transizione graduale da outsourcing a gestione interna.

Se la tua azienda sta crescendo e avverti che “l’amministrazione del personale non basta più”, questa guida ti offrirà una roadmap concreta per strutturare una funzione HR interna flessibile e sostenibile, a partire dal supporto di professionisti specializzati.

1) Quando è il Momento di Costruire una Funzione HR Interna

Segnali che indicano la necessità di HR interno

Riconoscere i segnali di crescita organizzativa è fondamentale per capire quando la tua azienda ha bisogno di una funzione HR strutturata.
Attenzione: per “funzione HR interna” non intendiamo necessariamente assumere un HR Manager a tempo indeterminato, ma dotarsi di processi, strumenti e competenze – che possono essere portati anche da consulenti HR, temporary o interim HR.

Ecco alcuni indicatori chiave che non puoi ignorare:

• Difficoltà nel reperimento di personale qualificato e tempi di selezione sempre più lunghi
• Conflitti interni che richiedono mediazione e gestione delle relazioni
• Mancanza di percorsi di crescita definiti per i dipendenti esistenti
• Turnover elevato che genera costi nascosti significativi
• Richieste sindacali o problematiche contrattuali complesse da gestire

Dimensioni aziendali e soglie critiche

Le dimensioni aziendali rappresentano un parametro oggettivo per valutare l’opportunità di strutturare l’HR. Generalmente, aziende con oltre 30-50 dipendenti iniziano a beneficiare di una funzione HR dedicata. Tuttavia, il numero non è l’unico criterio: settori ad alta specializzazione o con forte crescita possono necessitarne anche con organici più contenuti.

In queste situazioni, molte PMI scelgono di non assumere subito, ma di affidarsi a un temporary HR manager o a un consulente esterno: una soluzione che consente di implementare i processi chiave senza appesantire i costi fissi.

Complessità crescente della gestione del personale

Quando l’amministrazione del personale non basta più e si manifestano esigenze di sviluppo organizzativo, formazione strutturata e gestione delle performance, significa che la tua azienda è pronta per il salto di qualità verso una funzione HR completa.

Questa complessità può essere gestita efficacemente anche con il supporto di un professionista HR esterno, che porta in azienda competenze e metodo già collaudati.

Valutazione della maturità organizzativa

Una cultura aziendale pronta ad accogliere la funzione HR è caratterizzata da:

• leadership consapevole dell’importanza del capitale umano
• processi già parzialmente strutturati
• volontà di investire nella crescita delle persone.

Prima di procedere, valuta attentamente questi aspetti: potresti scoprire che il primo passo non è assumere una nuova risorsa, ma inserire un HR ad interim che accompagni la transizione e aiuti a costruire la funzione in modo sostenibile.

2) Progettare la Funzione HR: Dalla Strategia alla Struttura

Allineamento con obiettivi aziendali e vision

Il primo passo per costruire una funzione HR efficace è definire come questa supporterà la strategia aziendale. La funzione HR non può essere un’isola separata dal business: deve integrarsi perfettamente con gli obiettivi di crescita, adattarsi alle sfide del mercato e sostenere la cultura organizzativa.

Quindi, che tu decida di affidarti a un consulente HR, a un temporary HR manager o di costruire un team interno, le domande di partenza restano le stesse:

• Quali sono le priorità strategiche dei prossimi 3-5 anni?
• Che tipo di competenze serviranno per raggiungerle?
• Come deve evolversi l’organizzazione del lavoro per supportare la crescita?
• Quale stile di leadership intendiamo coltivare e far crescere?

Definizione del perimetro di competenze HR

Non tutte le aziende necessitano degli stessi servizi HR. Il perimetro di competenze deve essere definito sulla base delle esigenze specifiche, valutando quali attività conviene gestire internamente e quali affidare a un professionista esterno.

Competenze fondamentali per ogni PMI:

• Recruitment e selezione del personale
• Amministrazione e gestione contrattuale
• Formazione e sviluppo delle competenze
• Gestione delle performance e valutazione

Competenze avanzate per aziende in crescita:

• Employer branding e attraction strategy
• Compensation e benefit strutturati
• Change management e sviluppo organizzativo
• Analisi HR e people analytics

Modelli organizzativi: centralizzato vs decentralizzato

La struttura della funzione HR varia in base a dimensioni e complessità aziendale:

Modello ibrido/decentralizzato: aziende più grandi o multi-sede beneficiano di un approccio misto, con competenze specialistiche centrali e supporto operativo distribuito. IUn consulente HR può fungere da regista, assicurando coerenza ai processi e supportando i referenti aziendali.

Modello centralizzato: ideale per PMI fino a 150 dipendenti, garantisce coerenza e controllo. In scenari di questo tipo, il temporary HR è in grado di presidiare tutta l’area HR, fungendo da interlocutore centrale.

Budget e risorse necessarie per l’avvio

Pianificare correttamente il budget per la funzione HR evita sorprese e garantisce sostenibilità. Le voci principali includono:

• costi del personale HR
• strumenti tecnologici
• formazione iniziale
• consulenze specialistiche per l’implementazione.

In molti casi, partire con un interim HR manager è la scelta più sostenibile: permette di accedere a competenze senior senza i costi fissi di un’assunzione a tempo indeterminato. L’investimento iniziale sarà maggiore nel primo anno, per poi stabilizzarsi con l’assestamento dei processi.

Stai valutando di strutturare la funzione HR nella tua azienda? Non lasciare nulla al caso. Contattaci per una consulenza strategica e scopri il percorso più efficace per la tua realtà aziendale.

3) Le Competenze Essenziali del Primo HR Manager

Profilo ideale: hard skills e soft skills

Il primo HR Manager a cui affidi la funzione determinerà il successo dell’intero progetto. Che sia un dipendente assunto o un professionista esterno (temporary, interim, consulente HR), deve possedere un mix equilibrato di competenze tecniche e relazionali per costruire le fondamenta del tuo sistema HR.

Hard Skills indispensabili:

• Conoscenze normative approfondite (diritto del lavoro, CCNL, sicurezza)
• Gestione dei processi di recruitment e selezione
• Competenze in formazione e sviluppo del personale
• Amministrazione HR e gestione sistemi informativi
• Analisi dei dati e reporting HR

Soft Skills fondamentali:

• Leadership e capacità di influenzare senza autorità formale
• Comunicazione efficace a tutti i livelli organizzativi
• Problem solving e gestione dei conflitti
• Empatia e capacità di ascolto attivo
• Orientamento al risultato e visione strategica

Esperienza richiesta e background professionale

Il background ideale combina esperienza operativa e visione strategica. Cerca candidati con almeno 5-7 anni di esperienza HR, preferibilmente in contesti di crescita o trasformazione aziendale. L’esperienza in PMI dinamiche è più preziosa rispetto a quella in grandi corporation con processi già consolidati.

Valuta positivamente candidati che abbiano gestito progetti di strutturazione HR o che abbiano lavorato come consulenti esterni, poiché portano una prospettiva più ampia e metodologie consolidate.

Capacità di change management e leadership

Il primo HR Manager dovrà guidare un cambiamento culturale importante: passare da una gestione informale a una funzione strutturata. Per questo deve:

• saper coinvolgere i dipendenti,
• superare le resistenze,
• creare consenso attorno ai nuovi processi.

In questa fase, il supporto di un interim HR può rivelarsi fondamentale: la sua competenza nella gestione del cambiamento gli permette di inserirsi in realtà poco strutturate e renderle rapidamente più organizzate.

Conoscenze normative e compliance

In un panorama normativo in continua evoluzione, il primo HR Manager deve garantire compliance totale. Non si tratta solo di conoscere le leggi attuali, ma di mantenere un aggiornamento costante e di saper interpretare l’impatto delle nuove normative sui processi aziendali.

A completare il set di competenze indispensabili vi sono la padronanza del rischio legale e l’attitudine a collaborare in maniera efficace con consulenti, parti sociali e enti di vigilanza.

4) Come Strutturare un Ufficio HR: Fasi e Procedure Step by Step

Fase 1: Assessment delle esigenze attuali

Prima di strutturare la funzione HR, è essenziale condurre un’analisi approfondita dello stato attuale. Questa fase di assessment ti permette di identificare gap, priorità e opportunità di miglioramento.

Attività chiave dell’assessment:

• Mappatura dei processi HR esistenti (anche se informali)
• Analisi della popolazione aziendale: competenze, performance, potenziale
• Valutazione del clima organizzativo e livello di engagement
• Review della compliance normativa e contrattuale
• Benchmark con aziende del settore di dimensioni simili

Nella nostra esperienza, questa fase richiede 4-6 settimane ma è fondamentale per evitare investimenti non mirati e per definire una roadmap realistica. Il valore aggiunto di un consulente HR esterno sta nella sua prospettiva neutrale: analizzando i processi senza condizionamenti interni, sa mettere in luce i punti critici e costruire un percorso praticabile.

Fase 2: Definizione processi e procedure HR

La standardizzazione dei processi rappresenta il cuore della funzione HR. Ogni processo deve essere documentato, misurabile e orientato ai risultati aziendali.

Processi prioritari da strutturare:

• Recruitment: dalla job description alla selezione finale
• Onboarding: percorso di inserimento e integrazione
• Performance management: obiettivi, feedback e valutazioni
• Formazione: analisi fabbisogni e piani di sviluppo
• Amministrazione: gestione presenze, ferie e permessi

Definisci KPI specifici per ogni processo: tempo medio di selezione, retention rate, livello di soddisfazione onboarding, ore di formazione per dipendente.

Fase 3: Implementazione strumenti e software

Gli strumenti tecnologici amplificano l’efficacia della funzione HR. La scelta del software HRIS giusto è cruciale per automatizzare processi ripetitivi e generare analytics utili.

Funzionalità essenziali del sistema HRIS:

• Gestione anagrafica e presenze
• Workflow di approvazione digitali
• Dashboard e reporting automatici
• Integrazione con sistemi payroll esistenti
• Moduli per recruitment e valutazione performance

Ti consigliamo di privilegiare soluzioni cloud-based e scalabili, che crescano insieme alla tua organizzazione senza richiedere investimenti tecnologici eccessivi.

Fase 4: Formazione del team e stakeholder

Il successo della nuova nuova funzione HR dipende dall’adesione di tutto il management e dei dipendenti. Investi in formazione strutturata per garantire adozione e utilizzo efficace dei nuovi processi.

Piano di formazione consigliato:

• Workshop per manager: ruolo nella gestione HR, utilizzo strumenti, feedback efficace
• Sessioni per dipendenti: nuovi processi, aspettative, benefici
• Training HR team: approfondimento strumenti e metodologie
• Follow-up periodici: monitoraggio adozione e risoluzione criticità.

Tempistiche realistiche

L’intero percorso — dall’assessment iniziale alla formazione degli stakeholder — richiede in media 4-6 mesi per completare l’avvio dei processi HR fondamentali (recruiting strutturato, procedure amministrative standard, primi strumenti digitali attivi).
Per arrivare invece a un consolidamento completo e stabile della funzione HR, con processi rodati, KPI monitorati e cultura aziendale allineata, servono in genere 9-12 mesi.

Affidarsi a un HR esterno può ridurre sensibilmente questi tempi: grazie a modelli e metodologie già collaudate, il professionista porta in azienda soluzioni pronte da adattare al contesto, evitando sperimentazioni lunghe e riducendo il rischio di errori.

Hai bisogno di supporto nella progettazione della tua funzione HR? La nostra esperienza di oltre 50 anni può guidarti verso le scelte giuste. Richiedi una valutazione gratuita delle tue esigenze organizzative.

5) Strumenti e Processi Fondamentali per Iniziare

Software HRIS e gestione del personale

La scelta del sistema HRIS (Human Resource Information System) rappresenta l’investimento tecnologico più importante per la tua funzione HR. Un buon software centralizza tutte le informazioni del personale e automatizza i processi più ripetitivi.

Caratteristiche indispensabili del tuo HRIS:

• Gestione anagrafica completa con storico contrattuale
• Rilevazione presenze integrata con badge o app mobile
• Workflow digitali per richieste ferie, permessi, rimborsi
• Generazione automatica di report e statistiche
• Backup sicuro e conformità GDPR per la privacy

Nella nostra esperienza, investire in una soluzione scalabile fin dall’inizio evita costose migrazioni future. Budget medio consigliato: 50-100 euro per dipendente/anno.

Procedure di recruiting e onboarding

La qualità del processo di selezione è ciò che, per primo, riflette l’immagine e la credibilità della funzione HR. Deve essere efficiente, trasparente e strutturato per attrarre candidati qualificati e garantire inserimenti di successo.

Pipeline di recruitment efficace:

• Job description chiara con competenze richieste e offered value
• Canali di sourcing diversificati: LinkedIn, job board, referral program
• Screening CV con criteri oggettivi e tempi definiti
• Interviste strutturate con domande comportamentali e tecniche
• Assessment finale con test specifici quando necessario

L’onboarding determina il successo dell’inserimento. Progetta un percorso di 90 giorni con milestone chiare, mentor dedicato e feedback costante. Un buon onboarding riduce il turnover iniziale del 40%.

Sistemi di valutazione e feedback

La gestione delle performance non può essere affidata al caso o alla memoria. Serve strutturare un sistema che colleghi obiettivi individuali a risultati aziendali e fornisca feedback continui.

Elementi del sistema di valutazione:

• Obiettivi SMART allineati alla strategia aziendale
• Check-in periodici (almeno trimestrali) tra manager e collaboratore
• Valutazione 360° per ruoli manageriali
• Piani di sviluppo personalizzati basati su gap e potenziale
• Calibration session per garantire equità valutativa

Politiche retributive e benefit

Una politica retributiva trasparente e competitiva è essenziale per attrarre e trattenere talenti. Non si tratta solo di stipendio base, ma di costruire un pacchetto di total reward coerente con il mercato e con le risorse dell’azienda.

Componenti di un sistema di total reward:

• Salary band per ruolo e livello di esperienza
• Variabile legato a performance individuale e aziendale
• Benefit flessibili: welfare, formazione, smart working
• Crescita professionale: piani di carriera e skill development
• Riconoscimenti non monetari per risultati eccellenti

È utile realizzare ogni anno un benchmark retributivo per garantire sistemi di compensation equilibrati e sostenibili, capaci di prevenire squilibri interni e di mantenere competitività sul mercato.

Costruire una funzione HR efficace richiede competenze specifiche e metodologia consolidata. Affidati ai nostri esperti per evitare errori costosi e accelerare i risultati.

6) Gestire la Transizione: Da Outsourcing a HR Interno

Pianificazione del passaggio graduale

La transizione verso una funzione HR interna non avviene dall’oggi al domani. Serve una strategia chiara per evitare interruzioni operative e per accompagnare le persone al cambiamento.
Il passaggio diretto da “nessuna funzione HR” a “ufficio HR completo” può essere troppo brusco e costoso. È molto più efficace affidarsi prima a un HR esterno che imposti processi e strumenti, trasferendo competenze ai manager e ai dipendenti.

Roadmap consigliata:

• Fase 1 (mesi 1-2): inserimento di un HR esterno (consulente o temporary) che avvii l’assessment e imposti i primi processi critici.
• Fase 2 (mesi 3-4): internalizzazione graduale dei processi operativi principali, con affiancamento da parte dell’HR esterno.
• Fase 3 (mesi 5-6): Implementazione nuovi strumenti e procedure strutturate
• Fase 4 (mesi 7-12): Consolidamento e sviluppo competenze avanzate

Questa roadmap graduale permette di mantenere la continuità operativa mentre si costruiscono le competenze interne necessarie.

Mantenimento della continuità operativa

Durante il passaggio è essenziale garantire che nessuna attività critica rimanga scoperta. La gestione amministrativa, le scadenze contrattuali e la compliance normativa non possono subire interruzioni.

Strategie per mantenere continuità:

• Knowledge transfer strutturato dai consulenti esterni al team interno
• Documentazione completa di tutti i processi e procedure esistenti
• Affiancamento operativo per almeno 3-6 mesi sui processi più complessi

Nella nostra esperienza, le aziende che investono adeguatamente in questa fase riducono i rischi operativi del 70%.

Gestione delle resistenze al cambiamento

Il passaggio a una funzione HR strutturata può generare resistenze, specialmente tra manager abituati a gestire autonomamente le proprie persone. È fondamentale comunicare chiaramente i benefici e coinvolgere gli stakeholder chiave.

Azioni per superare le resistenze:

• Comunicazione trasparente degli obiettivi e benefici attesi
• Coinvolgimento attivo dei manager nella definizione dei nuovi processi
• Quick wins visibili per dimostrare il valore aggiunto della funzione HR
• Training mirato per supportare manager e dipendenti nel cambiamento
• Feedback loop costante per raccogliere suggerimenti e preoccupazioni

Collaborazione con consulenti esterni durante la transizione

Mantenere una partnership strategica con consulenti HR esperti durante la transizione accelera i risultati e riduce i rischi. Non si tratta di dipendenza, ma di sfruttare competenze specialistiche per costruire fondamenta solide.

Aree dove la consulenza esterna aggiunge valore:

• Progettazione della funzione HR e definizione processi
• Implementazione di strumenti avanzati e best practice
• Formazione specialistica su tematiche complesse
• Supporto temporaneo per progetti speciali o picchi di lavoro

La soluzione ideale è un contratto di consulenza flessibile, che si riduce progressivamente man mano che le competenze interne si consolidano.

La transizione da outsourcing a HR interno non è un evento unico, ma un percorso. Un professionista HR esterno ti aiuta a gettare le basi della funzione, mantenere stabilità e accompagnare l’impresa in un percorso di crescita graduale, senza strappi organizzativi o costi elevati.

7) Errori Comuni da Evitare e Best Practice per il Successo

Sottovalutare i tempi di implementazione

Uno degli errori più frequenti è avere aspettative irrealistiche sui tempi necessari per strutturare una funzione HR efficace. Pensare di “fare tutto in tre mesi” è illusorio: la fretta rischia di compromettere la qualità e di generare frustrazione.

Tempi realistici per vedere risultati:

• 3-6 mesi: primi processi operativi funzionanti (recruiting, amministrazione, onboarding).
• 6-12 mesi: sistema HR integrato e pienamente operativo.
• 12-18 mesi: misurazione ROI e primi risultati tangibili.
• 18-24 mesi: maturità completa e ottimizzazione continua.

Ti consigliamo di comunicare chiaramente questi tempi al management per evitare pressioni controproducenti e garantire il supporto necessario durante tutta la fase di implementazione.

Mancanza di supporto del top management

Se manca l’impegno concreto della direzione, la funzione HR non riesce a diventare davvero strategica. Non è sufficiente “avere un HR”: è indispensabile che la leadership creda nel progetto e lo supporti in modo evidente.

Manifestazioni concrete del supporto manageriale:

• Budget adeguato per strumenti, formazione e risorse umane
• Partecipazione attiva del management ai processi HR
• Comunicazione aziendale che sottolinei l’importanza strategica dell’HR
• Delega reale di responsabilità e autonomia decisionale
• Pazienza strategica per permettere alla funzione di consolidarsi

Investire solo in tecnologia senza processi

Un errore comune è partire dall’acquisto di software costosi senza avere prima definito processi chiari. La tecnologia è un amplificatore, non una soluzione di per sé.

Sequenza corretta degli investimenti:

1. Prima: Definizione processi e procedure strutturate
2. Poi: Scelta tecnologia che supporti i processi definiti
3. Infine: Formazione intensiva sull’utilizzo degli strumenti
4. Sempre: Monitoraggio utilizzo e ottimizzazione continua

Nella nostra esperienza, aziende che seguono questo approccio ottengono un ROI tecnologico superiore del 60% rispetto a chi parte dalla tecnologia.

Trascurare la misurazione dei risultati

Una funzione HR senza metriche è una funzione che non può dimostrare il proprio valore. Definire KPI chiari fin dall’inizio permette di monitorare progressi, identificare aree di miglioramento e giustificare investimenti futuri.

KPI essenziali da monitorare:

• Tempo medio di selezione e qualità delle assunzioni
• Retention rate e riduzione del turnover
• Employee satisfaction e livello di engagement
• ROI formazione e sviluppo competenze
• Costo per dipendente della funzione HR

Best Practice finale: Crea un dashboard esecutivo con i KPI principali che venga presentato trimestralmente al management. Questo strumento trasforma la percezione dell’HR da costo a investimento strategico.

Non sai da dove iniziare per strutturare la funzione HR nella tua azienda? Il primo passo non è assumere, ma capire di cosa hai davvero bisogno. Con un check-up organizzativo gratuito puoi avere una fotografia chiara della situazione e ricevere un piano personalizzato, costruito sulle tue esigenze.

Il successo nella costruzione di una funzione HR richiede visione, metodo e pazienza. La strada più efficace, quando l’HR non esiste ancora, è procedere per fasi: partire da un consulente HR, che ti aiuta a mappare i bisogni e progettare la roadmap; affidarti poi a un temporary HR manager, che implementa concretamente processi e strumenti per 6-12 mesi; e solo in un secondo momento decidere se internalizzare la funzione con un’assunzione dedicata o continuare con soluzioni flessibili.

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